סדנת ניהול זמן מקצועית
הסדנה ניהול זמן לעבודה יעילה מיועדת לארגונים וחברות וכוללת שיטות עבודה חכמות לייעול העבודה, לעיצוב סדר יום שיטתי ולהתמודדות עם ריבוי משימות.
למה צריך ללמוד לנהל את הזמן?
ניהול זמן לקוי צפוי לגרום ללחץ, שחיקה ועייפות.
מערכת נכונה של ניהול זמן משפיעה גם על ההצלחה המקצועית וגם על תחושת הרווחה האישית.
המטרה בניהול זמן היא יעילות, פרודוקטיביות, תפוקה ותוצרים, אבל כשמדברים על ניהול זמן צריך לזכור שלא פחות מזה חשובה ההרגשה של התנהלות בפחות לחץ, בראש שקט, בריכוז מירבי ומתוך ידיעה שכל המשימות והפרויקטים נמצאים תחת שליטה.
שקט נפשי מול העומס של העידן שלנו הוא נכס אמיתי.
מהו ניהול זמן נכון
ניהול זמן נכון הוא שיטתי, מקיף ומכסה את כל הפרויקטים והמשימות, בלי להשאיר קצוות פתוחים.
הדגש בסדנת ניהול זמן לעבודה יעילה הוא על בנית מערכת מקיפה של ניהול משימות, לצד בנית סדר יום באופן שמבטיח התקדמות בכל פרויקט ועמידה בלוחות זמנים.
הרכיב הנוסף שמשלים את התמונה הוא טכניקות להתמודדות עם דחיינות והסחות דעת, כדי לא לבזבז זמן יקר.
ככל שההתנהלות יותר נינוחה, מתוך ביטחון במערכת ניהול הזמן שבנינו וידיעה שכל מה שצריך טיפול מקבל טיפול – כך הפרודוקטיביות תעלה.
הנושאים הכלולים בסדנת ניהול זמן לעבודה יעילה:
- העקרונות והכללים לניהול זמן יעיל.
- ארגון חכם של פרויקטים ומשימות.
- איך להתרכז במשימה?
- איך להתמודד עם דחיינות?
- איך להימנע מהסחות דעת?
- טכניקות לשיפור המוטיבציה.
- איך בונים סדר יום חכם.
- שיטות פשוטות לתעדוף משימות.
- בניית הרגלים מועילים.
- איך למנוע מראש היווצרות של עומס מיותר.
- אפליקציות מומלצות לניהול פרויקטים.
מי מאחורי הסדנה
נעים מאוד, אני טל. אני מלמדת ניהול זמן מ-2014 במגוון מסגרות, מסדנאות קבוצתיות עד הרצאות לחברות, ארגונים ועמותות.
הידע שאני מעבירה בסדנת ניהול זמן לעבודה יעילה מבוסס על שיטות ניהול זמן נפוצות וטכניקות פרודוקטיביות שצברו פופולריות והוכיחו את עצמן.
הדגש בסדנה הוא על לימוד שיטה מקיפה באופן יסודי (ולא רק אוסף אקראי של טיפים…)
שאלות שחוזרות על עצמן הרבה בתחום הזה יקבלו דגש מיוחד, לצד תרגילים פשוטים שמעודדים מעורבות אקטיבית של המשתתפים.
בשיחה מקדימה לפני הסדנה נדבר על הצרכים הספציפיים של הארגון ואבנה לכם סדנה ומצגת מותאמות לצרכים שלכם.
מי מבזבז לנו את הזמן?
תחושת העומס התמידית והרגשה של חוסר שליטה מול עומס שהולך ומצטבר היא הרגשה נפוצה בימינו. היא יוצרת תסכול, רגשות אשמה ולחץ לא מציאותי.
מדובר לא רק על עומס של מטלות ומשימות, אלא גם של הסחות דעת, ש"גונבות" לנו זמן שאחרת היה מופנה לעבודה פרודוקטיבית.
זה כמובן העידן שאנחנו חיים בו – עידן של עומס מידע, גירויים, הסחות דעת ופיתויים משלל המכשירים שסביבנו בכל רגע נתון, ההודעות, הצלצולים וכמובן האנשים שמצפים שנהיה זמינים תמיד ומיד.
מה המחיר של כל הסחות הדעת האלו? חוקרים מאוניברסטית קליפורניה מצאו שעובד במשרד סובל מהפרעות והסחות דעת כל שלוש דקות וחמש שניות בממוצע, וכדי לחזור לריכוז במשימה שהופרעה, דרושות לו כמעט 25 דקות!
האמת היא שלא צריך מחקרים בשביל לזהות בעצמנו כמה שעות מהיום מתבזבזות בגלל הפרעות והסחות דעת למיניהן. מעבר לדקות עצמן שנגזלות, המחיר מתבטא גם ביותר לחץ שנובע מהקפיצות מדבר אחד לשני, באיבוד הריכוז שקשה לחדש אותו ולפעמים גם בטעויות בביצוע המשימה שקורות בגלל הסחות הדעת הבלתי נגמרות.
שיטת ניהול זמן אפקטיבית צריכה להתמודד גם עם עומס המטלות וגם עם עומס הגירויים והסחות הדעת, כדי להביא אותנו למצב של ראש שקט ונקי מלחצים.
ראש שקט הוא המצב האופטימלי שבו אפשר להתרכז בעבודה, להיות פרודוקטיביים, לא להתפתות לכל הסחת דעת חולפת וגם לא לדאוג יותר מדי לגבי עומס המטלות המצטבר – כי גם דאגה כזאת היא הסחת דעת בפני עצמה. במצב האופטימלי הזה אפשר להיות נוכחים ומרוכזים לגמרי במשימה שלפנינו.
ריכוז במשימה
היכולת להתרכז, להתמקד ולהתקדם היא אחד המפתחות לניהול זמן אפקטיבי.
כשאין שיטה מסודרת ומוטמעת של ניהול זמן, הנטיה היא בדרך כלל להתפזר, לשכוח או להזניח משימות קטנות (או גדולות) בגלל חוסר ריכוז, לקפוץ מדבר לדבר בלי להספיק לסיים דברים עד הסוף.
אין טעם בעבודה על הרבה דברים בו זמנית, אם העבודה עצמה לא נעשית בצורה הטובה ביותר.
היכולת לסיים משימה עד סופה בפרק זמן קצוב, בלי לענות לטלפונים או לבדוק מה חדש בפייסבוק בזמן הזה, היא מיומנות שאולי הולכת לאיבוד בעידן שלנו, אבל אפשר להתרגל אליה מחדש.
עבודה על הרבה משימות במקביל
עבודה על הרבה משימות ופרויקטים במקביל דורשת יכולות סדר וארגון שרובינו מתקשים ליישם. ריבוי פרויקטים, בדומה לריבוי הסחות הדעת שסביבנו, גורם מאוד מהר ליציאה מריכוז.
קשה לעקוב אחרי משימות בכל פרויקט, להיזכר איפה עזבנו אותו בפעם הקודמת שעבדנו עליו ומאיפה צריך להמשיך, מי צריך להחזיר לנו תשובה ובקשר למה, ועל מה בעצם צריך לעבוד עכשיו?
לפעמים אנחנו מוצפים באינסוף פרטים קטנים שיוצרים עומס, ובאופן בלתי נמנע, אם לא נדע איך להתמודד עם ריבוי פרויקטים ומשימות, יהיו כאלה שייפלו בין הכיסאות, שנשכח או נזניח או פשוט לעולם לא יתבצעו.
שיטה טובה של ניהול זמן עונה על הצורך לדעת איך להיות בשליטה ובמעקב אחרי כל אחד מהפרויקטים, כדי שנוכל להיות רגועים ולדעת שדברים לא יתפספסו.
דחיינות
משימות משעממות או מאתגרות במיוחד הן לרוב הגורם הקלאסי לדחיינות. דחיינות מתבטאת במריחת זמן וגורמת לאיבוד שליטה בזמן שלנו, גם בחיים המקצועיים וגם בחיים האישים.
בטווח הארוך היא גורמת לנו לנקיפות מצפון ולהרגשה של חוסר אונים מול שלל הפיתויים שסביבנו.
בינתיים, מטלות נערמות, משימות חשובות נדחות ולפעמים נזנחות ונשכחות והזמן שהלך לאיבוד כבר לא יחזור…
למרות שדחיינות היא הרגל שרבים סובלים ממנו, אפשר להיגמל ממנה עם מחויבות ותרגול שיטתי.
לדחיינות יש הרבה פנים, והחכמה היא לזהות אותה בזמן שהיא קורית ולהשתמש בטקטיקות מתאימות כדי למנוע אותה.
הרגלי עבודה, סדר יום, סדרי עדיפויות
בנית סדר יום היא פעולה הרבה יותר פשוטה ממה שנדמה. כשיודעים מה נכנס ליומן ומה נכנס לרשימת המשימות, וגם איזה סוגים של רשימות צריך לנהל כדי להיות בשליטה בעניינים – סדר היום האפקטיבי כבר מעצב את עצמו.
נשאר רק ללמוד איך להיות במעקב אחרי משימות שונות בפרויקטים שונים ואיך להחליט מה הזמן הטוב ביותר לעשות כל משימה.
כל אלה ביחד יוצרים מערכת שלמה של ניהול זמן וניהול משימות שמבוססת על הרגלי עבודה נכונים, כשאלה מונעים לא רק בזבוז זמן במהלך היום, אלא גם היווצרות של עומס מיותר בעתיד.
קורס דיגיטלי שילמד אותך לנצח את הדחיינות
קורס ניהול זמן אונליין
סדנת פרודוקטיביות לחברות, ארגונים, עמותות וקבוצות