הסוד הוא בתיזמון, או: איך לבנות סדר יום אידיאלי

כשעושים דברים בתיזמון הנכון, יש יותר סיכוי להצליח. מה יש למחקרים להגיד על זה?

מה הזמן האידיאלי לחשיבה יצירתית? מה הזמן שמתאים לעבוד על דברים שדורשים התעמקות? מתי כדאי לעשות הפסקות להתרעננות, ומתי כדאי לעשות סידורים?

ספר חדש של דניאל פינק בשם "מתי: הסודות המדעיים של התיזמון המושלם" (When: The Scientific Secrets of Perfect Timing), מוקדש לזמנים הכי טובים לעשות דברים, על בסיס סדרה של מחקרים מדעיים. הוא מדבר על תיזמון לאורך כל החיים, אבל נתמקד פה באיך הרעיונות שלו יכולים לעזור לנו לנהל סדר יום בצורה יותר חכמה.

מה לעשות בבוקר

את שעות הבוקר פינק מכנה שעות השיא. אם אתם אנשים של לילה, בטח תפסיקו לקרוא כאן, אבל אני ממליצה להמשיך עד הסוף 😉

שעון מעורר וכוס תה - בוקר טוב - בבוקר המוח רענן וזה זמן אידיאלי לעבודה מאומצת
שעות הבוקר הן שעות השיא וצריך לנצל אותן בהתאם

בבוקר המוח שלנו חד והחשיבה בהירה. כל מה שדורש מאמץ מחשבתי והתעמקות, כדאי לעשות בבוקר. החלטות חשובות, שיחות משמעותיות, ניתוח נתונים – השעות הראשונות של היום אידיאליות לפעיליות כאלה.

אם תבזבזו את השעות הראשונות האלה על אימיילים ופייסבוק, פספסתם הזדמנות להשתמש במוח שלכם כשהוא במצב אופטימלי לחשיבה מאומצת. זה הזמן לכמה שיותר ריכוז וכמה שפחות הסחות דעת.

מה לעשות אחר הצהריים

לפי המחקרים שפינק מספר עליהם, שעות אחר הצהריים הן השעות הכי פחות פרודוקטיביות של היום. הוא מכנה את השלב הזה ביום שעות השפל.

אלה שעות שבהן לא כדאי לנסות להתאמץ יותר מדי, כי זה לא יוביל לתוצאות המצופות ויגרור הרבה תיסכולים. המוח כבר עייף, הוא עבר את שעות השיא שלו.

לפי פינק, אלה גם השעות הכי מסוכנות לעבור בהן ניתוח, לפי מדידה של מספר השגיאות של רופאים בחדרי ניתוח. אלה גם לא שעות שכדאי לעשות בהן מבחנים בבית ספר או באוניברסיטה.

השעות שבהן יש הכי הרבה תאונות דרכים בגלל נהגים שנרדמים על ההגה הן אמנם השעות המאוחרות של הלילה, אבל מיד אחריהן – שעות אחר הצהריים, בין שתיים לארבע ליתר דיוק. אותה תבנית חוזרת לפי המחקרים בלא מעט ארצות בעולם, כולל ישראל.

איך בכל זאת כדאי להשתמש בשעות אחר הצהריים?

אלה שעות טובות לסקירה, לתכנון ולחשיבה על דברים שצריך לעשות, אבל לא לביצוע. השעות לביצוע הן שעות השיא של הבוקר.

אלה שעות טובות גם לסידורים אדמיניסטרטיביים ועניינים שגרתיים שלא דורשים הרבה מאמץ מחשבתי.

במהלך שעות השפל, פינק מציע לשלב הפסקות, כדי לעזור לנו לעבור את השעות האלה בצורה כמה שיותר פרודוקטיבית. הוא מדבר על שני סוגים של הפסקות:

הפסקת "עירנות": אם בזמן שעות השפל תנסו לעבוד על משהו שדורש ריכוז או חשיבה אנליטית ותמצאו את עצמכם מתאמצים לשווא, שימו לב לזה ועשו הפסקה.

זאת הפסקה שנועדה לסקור שב את רשימת המשימות שלכם, להבין מחדש מה צריך לעשות ובעיקר – למנוע מעצמכם לעשות טעויות מיותרות.

הפסקת "הבראה": עזבו את המשימות שלכן ועשו משהו אחר בשביל להירגע. אפשר לאכול או לשתות משהו, לצאת להליכה קצרה, לדבר בטלפון עם חברה או כל דבר אחר שייתן לכם קצת מנוחה מהעבודה עצמה.

אל תשתמשו בהפסקה הזאת כדי להיכנס לפייסבוק ולהציף את המוח העייף בעוד ועוד מידע וגירויים. אחרי ההפסקה הזאת, חזרו לעבודה ועקבו אחרי ההתקדמות. יש סיכוי טוב שההפסקה תעזור לשפר את התוצאות.

מה לעשות בשעות הערב

את שעות הערב פינק מכנה שעות ההתאוששות. מצב הרוח עולה, לעומת שעות אחר הצהריים, אבל המוח כמובן לא בשיאו. אנחנו לא מרוכזים במיוחד, אבל יש לזה יתרון. פינק טוען באופן מפתיע, שהיצירתיות עולה דווקא בשעות האלה, למרות העייפות.

נורה של רעיונות חדשים - היצירתיות עולה בשעות הערב
שעות הערב טובות ליצירתיות ורעיונות חדשים

החשיבה האנליטית של שעות השיא מתחלפת בחשיבה יותר פתוחה, וזה תורם ליצירתיות. רעיונות טובים יכולים לצוץ בשעות האלה, אבל חשוב לזכור שזה לא הזמן המתאים ליישם אותם. צריך לכתוב או לתעד אותם בכל דרך שנוחה לכם, ולהוציא אותם לפועל בשעות השיא.

ינשופי לילה – הפכו את הסדר

לאנשים של לילה שבכל זאת קראו עד פה: הטריק הוא להפוך את הסדר. במקום שעות השיא בבוקר, שעות השפל אחר הצהריים ושעות ההתאוששות בערב, הסדר שרלבנטי לינשופי לילה הוא: התאוששות – שפל – שיא.

לכן רעיונות יצירתיים יעלו בשעות הבוקר, את משימות התכנון והסידורים תזמנו לשעות אחר הצהריים ואת העבודה שדורשת חשיבה מאומצת – לשעות הערב והלילה.

אבל יש אילוצים!

כמובן שלא לכולם יש אפשרות לארגן את סדר היום בצורה האידיאלית. תמיד יש אילוצים חיצוניים, פגישות שקבעו בשבילכם דווקא בשעות שהן לא שעות השיא שלכם, דרישות מהבוס שמשבשות לכם את סדר היום היפה שבניתם, שיחות טלפון בשעות שנוחות לאנשים אחרים, הרצאות או מפגשים שנקבעו בשעות שבהם אתם לא מרוכזים…

את כל האילוצים הבלתי נמנעים האלה הכניסו ליומן ותכננו את חלונות הזמן הנותרים לפי העקרונות הנ"ל, כך שהזמן שכן נמצא בשליטתכם ינוהל בצורה אופטימלית.

שני סוגי ההפסקות שתיארתי למעלה הוכחו כמשפרות פרודוקטיביות בשעות השפל. אבל הפסקות כאלה לא תמיד ריאליסטיות למי שסדר היום שלהם מוכתב על ידי המעביד. נסו לשלב אותן ככל שניתן (או תנו לו לקרוא את הפוסט הזה). אפשר גם לצאת להפסקה של 10 דקות.

למי שעובדים מהבית או עצמאים, קחו אחריות והכניסו את ההפסקות האלה לשגרת אחר הצהריים שלכם. פינק ממליץ לתכנן את ההפסקות מראש ולהכניס אותן ללו"ז.

מעקב עצמי

פינק מבסס את הספר שלו על מחקרים, אבל תרשו לעצמכם להיות סקפטיים.

כדי לדעת איך רמות האנרגיה שלכם משתנות במשך היום, נהלו רישום יומי שיאפשר לכם ולהבין מהן בדיוק שעות השיא ושעות השפל שלכם באופן אישי.

שימו לב באיזה שלב ביום משימות שדורשות חשיבה מאומצת באות לכם בקלות, ומתי המוח מרגיש עייף. שימו לב גם באיזה שעות יש לכם יותר רעיונות יצירתיים ואיך מצב הרוח משתנה לאורך היום.

כדי לתכנן סדר יום אידיאלי שיתאים לכם, כדאי לשלב את הממצאים של פינק עם האינטואיציה שאומרת לכם מהן שעות ה"טובות" שלכם ועם הממצאים שתגלו בעזרת המעקב העצמי.

***

למי שרוצה לשמוע עוד על הספר של פינק, ממליצה להקשיב להרצאה הזאת, שבה הוא מדבר על עוד היבטים של תיזמון מעבר לסדר יום:

מה הלאה?

הסדנה ניהול זמן לראש שקט מיועדת למי שרוצה ללמוד ניהול זמן בצורה מקיפה במפגש אחד קצר. נדבר במפגש על תכנון סדר יום וגם על קביעת סדרי עדיפויות, ניהול מספר פרויקטים במקביל, ריכוז במשימה ועוד… פרטים נוספים

עוד פוסטים מהבלוג:

מה לעשות בימים לא פרודוקטיביים?

איך להתרכז כשקשה להתרכז?

איך לקבוע סדרי עדיפויות?

 

שתפו

One Reply to “הסוד הוא בתיזמון, או: איך לבנות סדר יום אידיאלי”

כתיבת תגובה

האימייל לא יוצג באתר. שדות החובה מסומנים *