אני נשאלת לא מעט בקורסים שלי איך אפשר לעבוד ביעילות גם כשעובדים מהבית. להרבה אנשים זאת נראית צורת עבודה נוחה, אבל פחות יעילה.
דווקא הגמישות בשעות והעובדה שאפשר לעבוד בפיג'מה ושאף אחד לא מפקח עליהם יכולה לבלבל את מי שרגילים לעבודה סטנדרטית.
זה נראה כמו חופש, אבל העבודה צריכה להיעשות, וזה יכול להוות אתגר של אחריות אישית.
לרבים מאוד חסרה משמעת עצמית; לחלק חסרה המסגרת החיצונית שמכתיבה שעות ודדליינים; לחלק חסרה החברה והפסקות הקפה; והרבה מתקשים להתעלם מהכלים בכיור או מהטלוויזיה שדולקת בסלון או מהכלב שמבקש לצאת…
אחרי שראיתי שהשאלות בתחום הזה חוזרות על עצמן, הבנתי שיש פה קושי אמיתי, והכנתי אוסף עצות על עבודה מהבית שהיא גם פרודוקטיבית, יעילה ומפוקסת.
קחו מהעצות האלה רק את מה שמתאים לכם. הסוד הוא לנסות ולראות מה עובד ואז לשלב בין הטיפים שנכונים לכם.
להפריד בין חלל העבודה לשאר הבית
עד כמה שאפשר, כדאי ליצור הפרדה פיזית בין המקום שבו נמצא שולחן העבודה לשאר חלקי הבית, על הרעשים והסחות הדעת שלהם.
כמו שהמשפחה, עבודות הבית והטלוויזיה לא מפריעים לכם בעבודה במשרד, צריך לשאוף להפרדה גם בבית.
אם הפרדה פיזית בלתי אפשרית, נסו להגדיר שעות מסוימות ביום שבהן אתם בבועה שלכם ואסור להפריע לכם. עם תיאום ציפיות נכון, זה יכול לשנות את כל צורת העבודה שלכם בבית.
להחליט מראש על שעות העבודה
בהמשך לסעיף הקודם – חשוב להחליט מראש מה יהיו שעות העבודה.
בעבודה מהבית יש לכם את הפריבילגיה להחליט על השעות האלה באופן אינדיבידואלי שמתאים לכם.
אם עבודה משרדית "מסורתית" מחייבת אנשים לעבוד מ-9 עד 5, זה לא אומר שאלה באמת השעות הכי פרודוקטיביות לעבודה אצל כולם.
בדקו עם עצמכם מתי אתם יותר מרוכזים ומלאי אנרגיה לעבוד וארגנו לכם יום עבודה שבאמת מתאים לכם (עוד על ארגון חכם של סדר יום לפי רמות אנרגיה – כאן).
תכננו גם זמני הפסקות לארוחות או אילוצים משפחתיים או אחרים.
היתרון בגמישות של עבודה מהבית הוא שהתכנון הוא בידיים שלכם.
להתעלם מהטלפון
אפשרי? לא תמיד. אבל לפעמים אפשר. כשהטלפון לא משמש לענייני עבודה, אפשר לשים אותו בצד, על שקט ואולי אפילו לכבות אותו.
לחסום אתרים מבזבזי זמן
אתרים כמו פייסבוק ויוטיוב מבזבזים לנו את הזמן והם עושים את זה ביעילות מרשימה. אם הם לא דרושים לך לעבודה עצמה, כדאי לחסום אותם.
יש אפליקציות ותוספים שמאפשרים לחסום אתרים מסויימים לפי שעות ולפי ימים בשבוע. אפשר ורצוי לתכנן את החסימה לפי שעות העבודה ולקבל קצת שקט.
אם אתרים מסויימים כן קשורים לעבודה, למשל ג'ימייל או פייסבוק, אפשר להחליט להיכנס אליהם ולבדוק עדכונים רק לזמן מוגבל עם טיימר, למשל 10 דקות כל שעתיים.
לעשות הפסקות
כשעובדים לבד ומפחיתים את הפיתויים של הטלפון ואתרים מבזבזי זמן, אפשר להיכנס לריכוז ואפילו למצב של זרימה ולשכוח מהשעון.
זרימה זה מצב מצוין לפרודוקטיבית וליצירתיות, אבל חשוב להקשיב לגוף שלכם.
הרבה שעות עבודה בלי הפסקות, במיוחד מול מחשב (אבל לא רק) זה לא רעיון טוב. גם אם מספיקים הרבה, העיניים והשכמות יסמנו לכם בשלב מסויים שהגיע הזמן להפסקה.
כדאי מאוד לקום מדי פעם, להתמתח, להכין קפה או אפילו לצאת לסיבוב בחוץ. גם המוח מקבל ככה איוורור קל, וזה יעזור להתמקד מחדש בעבודה אחר כך.
להמציא דדליינים
כשעובדים על פרויקט שאין לו דדליין מוגדר ובנוסף עובדים בלי מסגרת חיצונית – זה יכול לגרום למריחת זמן מיותרת.
זכרו שאת הדדליין אתם יכולים להמציא לעצמכם.
הכניסו אותו ליומן כאילו הוא דדליין חיצוני ותכננו את העבודה על הפרויקט בהתאם.
אם זה פרויקט שמורכב מהרבה מאוד משימות, כדאי בנוסף להקצות דדליינים לכל משימה בנפרד.
המטרה של הדדליין היא לא להלחיץ, אלא לעזור לתכנן את המשימות בצורה הגיונית.
מוזיקה ורעשי רקע שעוזרים לריכוז
לחלק מהאנשים, מוזיקה או רעשי רקע יכולים לעזור לריכוז, ולאחרים זה מפריע. בדקו על עצמכם.
יש מבחר עצום של פלייליסטים באינטרנט (חפשו ביוטיוב "מוזיקה לריכוז").
יש גם אתרים ואפליקציות שכל מה שהם עושים הוא לייצר רעשי רקע, כמו Noisli, שאני משתמשת בו לא מעט.
אפשר להרכיב בו שילוב של רעשי רקע מכל מיני סוגים – גלי ים, רוח, מדורה, רכבת ואפילו בית קפה. בדקו איזה שילוב עובד בשבילכם.
להכין מראש את כל מה שאתם צריכים
חשבו על כמה שיותר דברים שעלולים להיות חסרים לכם ברמה היום יומית. למשל, כשעובדים במשרד, הציוד המשרדי כבר נמצא שם וגם הקפה, ואת ארוחת הצהריים אוכלים בחוץ או מביאים מהבית.
כשעובדים מהבית, דאגו שהכל ילך חלק כדי שתוכלו למקד את האנרגיות שלכם בעבודה עצמה, למשל:
- הכינו לכם מראש את כל הציוד שאולי תצטרכו.
- הכינו ארוחות מראש (אפשר למשל לבשל פעם בשבוע ולהקפיא מנות לכל השבוע).
- דאגו לשולחן עבודה מתאים לצרכים שלכם (לעבוד מהספה אולי נשמע טוב, אבל זה לא תמיד הכי נוח).
לקבוע סדרי עדיפויות
זאת כמובן עצה שמתאימה לכל אחד בכל תחום, לא רק בקשר לעבודה מהבית. אבל כאמור, העבודה מהבית מגיעה עם מידה של חופש שיכולה לבלבל, ולכן כדאי להקפיד יותר עם עצמכם בעניין של סדרי העדיפויות שלכם ולעשות את מה שבאמת דחוף וחשוב בכל יום.
כדי ללמוד עוד על הנושא, קראו את המדריך לקביעת סדרי עדיפויות.
לפתח הרגלים קבועים
ציינתי קודם שחשוב להחליט מראש מה יהיו שעות העבודה. אחרי שקבעתם אותן, החליטו על שגרת בוקר שתעזור לכם להתחיל לעבוד וגם על חלונות זמן קבועים למשימות שלכם.
התמידו בהם יום יום עד שיהפכו להרגל. אם יש משימות שבועיות, הכניסו אותן ליומן עם תזכורת כדי שלא יתפספסו והפכו גם אותן להרגל.
באופן כללי, ככל שתהפכו את העבודה למורכבת משורה של הרגלים קבועים, תצטרכו להשקיע פחות זמן ואנרגיה בתכנון וקבלת החלטות כל פעם מחדש.
הזמן והאנרגיה האלה הם משאבים יקרים, ואתם רוצים להפנות אותם לעבודה עצמה.
למדוד זמן
כדי להבין לאן הזמן בורח, הכי פשוט למדוד זמן עם אפליקציות ייעודיות או אפילו עם שעון עצר פשוט שיש בכל טלפון.
המטרה היא להבין איך אתם מבלים את שעות העבודה מהבית ולהסיק מסקנות.
אחרי שתמדדו כמה זמן הקדשתם לסוגים שונים של משימות, כמה זמן לוקח לכם להשלים משימה וכמה זמן התבזבז על דחיינות או הסחות דעת, תוכלו לגשת לתכנון זמן העבודה שלכן בצורה יותר מודעת ואסטרטגית.
לא לוותר על חיי חברה
הרבה אנשים בעבודה משרדית מסופקים מחיי החברה של המשרד, אבל כשעובדים מהבית יש לפעמים תחושה של התבודדות.
חללי עבודה משותפים פותרים את הבעיה הזאת לחלק מהאנשים, אבל אם אתם עדיין רוצים לעבוד מהבית, אתם צריכים ליזום את חיי החברה שלכם.
זה אומר בפועל לעשות תוכניות שיוציאו אתכם מהבית, לפחות לחלק מהימים בשבוע. אפשר להשתמש בתוכניות ליציאה גם בתור סוג של פרס על העבודה שלכם, למשל – אם אני אסיים את כל המשימות להיום, אני אצא עם חברות למסעדה.
לצאת מהבית, לראות אנשים ולבלות יעזור במיוחד לחדד את ההפרדה בין זמן העבודה לזמן האישי שלכם, שיכולה להיטשטש כשעובדים מהבית.