יש ימים כאלה. חשבנו שנספיק לעשות המון דברים היום, אבל איכשהו השעון לא משתף פעולה. הוא רץ קדימה ואנחנו לא מתקדמים לשום מקום.
אפילו אם הכנת רשימת משימות, והצבת יעדים והחלטת מה צריך לסיים, שום דבר לא עוזר. הזמן פשוט בורח. יש ימים כאלה שהם פשוט לא פרודוקטיביים. זה קורה לכולנו.
בימים כאלה במיוחד בא לנו לבזבז זמן יותר מהרגיל על פייסבוק, יוטיוב וחבריהם, הם הופכים להיות ממכרים יותר מתמיד והדחיינות חוגגת.
יכולות להיות הרבה סיבות שונות לימים כאלה של חוסר פרודוקטיביות.
אולי לא ישנת טוב בלילה ועכשיו קשה לך להתרכז.
אולי הפרויקט הנוכחי שלך גדול ומסובך ולא בא לך להתמודד איתו.
ואולי דווקא ביום הזה הטלפון לא מפסיק להקפיץ הודעות בלי סוף, שלא נותנות לך רגע של שקט…
לא צריך להתייאש. יש מה לעשות בימים כאלה. אפשר לצאת מהמצב הזה ולהרגיש התקדמות.
הנה כמה שיטות להתמודדות עם ימים לא פרודוקטיביים:
1. לבחור משימות יותר קלות
אם הבעיה היא חוסר ריכוז או אנרגיות נמוכות באותו יום, אין סיכוי להתמודד עם משימות שדורשות ריכוז גבוה או כוח רצון ביום כזה.
חבל להתאמץ ולא לקבל תמורה למאמץ. שימו אותן בצד, במקום להמשיך לנסות ולחוות תיסכול.
אבל הפתרון הוא לא לשבת ולראות סרטונים ביוטיוב, שבהחלט לא דרושים ריכוז או כוח רצון.
פתחו את רשימת המשימות הכללית שלכם וחפשו משימות מספיק קלות, כאלה שכן מתאימות לרמת האנרגיה שלכם באותו רגע.
אפשר גם להתמקד רק במשימות שלוקחות מעט זמן, למשל משימות של 5 דקות. אותן יהיה לכם יותר קל לשכנע את עצמכם לעשות.
זאת הדרך הכי טובה למחוק מהרשימה כל מיני דברים קטנים, גם אם הם לא בראש סדר העדיפויות כרגע.
זה עדיף על מריחת זמן בתקווה שאולי סוף סוף נתחיל לעבוד על מה שתכננו. על הדרך הרווחנו מזה שסיימנו משימות שממילא היינו צריכים לעשות אותן מתישהו.
לשיטה הזאת יכול להיות יתרון נוסף. ברגע שסיימנו כמה משימות קטנות וקלות, הוכחנו לעצמנו שאנחנו דווקא כן פרודוקטיביים היום. זה יכול להוציא מהתקיעות ולדרבן לעשות עוד דברים בהמשך.
אם יש לכם משימות קלות, אבל הן לא ברשימה, זה הזמן לדאוג שכל המשימות שלכם יהיו מסודרות ונגישות לכם בכתב.
אני ממליצה לתייג מראש משימות קלות או כאלה שלוקחת מעט זמן, כך שתמיד תוכלו למצוא ותן בקלות ולהתאים בין הפריטים ברשימה לרמת האנרגיה שלכם באותו יום.
2. לקחת הפסקה
אם אין משימות קלות או קצרות ברשימה, פשוט קחו הפסקה מהניסיונות לעבוד בכוח.
צאו להליכה או חפשו כל דבר אחר שאפשר לעשות שהוא לא העבודה עצמה וגם לא בזבוז זמן ברשתות חברתיות וכדומה.
הרעיון פה הוא לעשות כל דבר שלא יעמיס יותר מדי על הראש וייתן לכם זמן להירגע ולצבור אנרגיות מחדש.
ולא, פייסבוק לא מהווה הפסקה, כי הוא רק מעמיס עוד ועוד מידע על המוח. כשתחזרו לעבוד אחרי הפסקה אמיתית, יש יותר סיכוי שתצליחו להתרכז.
3. להסתכל על התמונה הגדולה
עוד אפשרות היא להשתמש בזמן הלא פרודוקטיבי כדי לעשות תוכניות לעתיד ובכלל לעשות סקירה של איפה אתם עומדים ביחס למטרות שלכם. למשל:
- לפתוח יומן, לסקור את כל מה שכתוב בו, גם בתקופה האחרונה וגם בזמן הקרוב. לבדוק מה הספקתם ואיפה עמדתם ביעדים; לחשוב מה אפשר למחוק או להזיז או לייעל; ולהסתכל קדימה ולראות איך אתם הולכים להשיג את המטרות שלכם.
- לעבור מחדש על סדר העדיפויות שלכם ולוודא שהכל עדכני. החיים דינמיים ויתכן שדברים השתנו מאז הפעם האחרונה שהחלטתם על סדרי עדיפויות.
- לעבור על רשימת המשימות שלכם, לוודא שהכל בה מעודכן, למחוק פריטים שכבר לא רלבנטיים, לוודא שאתם יודעים מה לעשות בהמשך.
- לשאול את עצמכם למה אתם עושים את מה שאתם עושים ולחדד את התשובה.
יש שני יתרונות עיקריים לשיטה הזאת. הראשון הוא די ברור: הרעיון פה הוא להשתמש בזמן שהוא לא פרודוקטיבי בשביל לשפר את הפרודוקטיביות שלכם בעתיד.
יתרון נוסף הוא פחות מובן מאליו.
הסקירה הכללית הזאת מרחיקה אתכם מהמשימה עצמה ומכריחה אתכם לחשוב בצורה יותר מופשטת על החיים, המטרות, העדיפויות וכן הלאה.
מה שמפתיע הוא שלראות את התמונה הגדולה עוזר לא רק בתכנון לעתיד, אלא גם בחיזוק המשמעת העצמית.
בין היתר, זה גורם לנו להבין מה ההשלכות של הדחיינות ומה היתרונות של פעולה כאן ועכשיו לקראת המטרות העתידיות שלנו.
4. להכין טיוטה
לפעמים יש דדליין מתקרב, ואין לנו את האפשרות לשבת ולחשוב על העתיד, או לעשות רק משימות קלות או לצאת להפסקה.
במקרים כאלה, הלחץ מחוסר הפרודוקטיביות מעיק במיוחד, ובמצב לחוץ יכול להיות שיהיה אפילו יותר קשה להתרכז, וכך נוצר מעגל קסמים שמונע מאיתנו לעבוד.
במצב כזה אני ממליצה לכוון נמוך.
במקום לשאוף לסיים את המשימה בצורה מושלמת באותו יום, הציבו לכם מטרה להכין טיוטה ראשונית.
התחילו רק בראשי פרקים או סקיצה או כל דבר דומה שיכול לשמש יותר מאוחר כבסיס למוצר המוגמר.
השיטה הזאת תעבוד אם תזכרו שמעט זה יותר טוב מכלום. זה ייתן לכם להרגיש שכן התקדמתם ולא בזבזתם זמן.
פרפקציוניסטים יצטרכו להתאמץ במיוחד ולהזכיר לעצמם כל הזמן שאי אפשר לבנות בנין בלי לבנות קודם את השלד, ובעיקר – שהמוצר הסופי יהיה טוב יותר בזכות הטיוטה שאתם מכינים עכשיו.
גם לשיטה הזאת יש שני יתרונות, אחד די ברור והשני אולי קצת סמוי.
היתרון הראשון הוא שביום אחר, או בחלק אחר של היום שבו תרגישו יותר מרוכזים, הטיוטה הבסיסית שיצרתם תעזור לכם להשלים את המשימה הרבה יותר מהר.
היתרון הנוסף קשור למנגנון פסיכולוגי שיש לרובינו שנקרא אפקט זייגרניק, על שם הפסיכולוגית שגילתה אותו.
כשהתחלנו משהו, תהיה לנו נטייה לרצות לסיים אותו, כי הוא לא יצא לנו מהראש. גם אם לא נספיק לעבד את הטיוטה למוצר מוגמר באותו יום, המוח לא יפסיק לשלוח לנו תזכורות שצריך לסיים את מה שהתחלנו.
5. לחפש השראה
אחד המחקרים המעניינים על כוח רצון הראה שרק לדמיין אדם אחר שיש לו משמעת עצמית גבוהה או כושר התמדה יוצא דופן – עוזר לנו לחזק את כוח הרצון שלנו.
זה עובד כי אנחנו רגילים להשוות את עצמנו לאחרים. קחו את ההשוואה הזאת לכיוון של השראה במקום קנאה, ותרוויחו פרץ של אנרגיה.
אם לא עולה לכם בראש מישהו שאתם מכירים שיש לו משמעת ברזל או כוח רצון מרשים, חשבו על אנשים מפורסמים כמו שחקנים, ספורטאים וכדומה.
חשבו על כל החזרות והאימונים שהם עושים כדי להגיע לתוצאות, על הקימה בשש בבוקר לאימון, על ההתמדה לאורך זמן. אין צורך להכניס את עצמכם לנעליים שלהם, אלא רק לספוג השראה.
6. למנוע הסחות דעת
יתכן שהיום הזה היה יכול להיות פרודוקטיבי, ואתם דווקא כן מרוכזים ועם כוח רצון גבוה, אבל יש כל כך הרבה הסחות דעת מסביב שלא נותנות לכם לעבוד.
אם זיהיתם שזאת הסיבה, צריך לנקוט פעולה נחושה ולחסום כמה שיותר מהסחות הדעה האלה כמה שיותר מהר. דמיינו בועה של שקט וחשבו איך אפשר להגיע למצב הזה.
אמצעים פשוטים, כמו להשתיק את הטלפון, להודיע למי שעשוי לחפש אתכם בשעות הקרובות שלא תהיו זמינים, להשתמש בחוסמי אתרים – יכולים להציל את היום.
7. להחליט איפה להתחיל
לפעמים הסיבה לחוסר פרודוקטיביות היא שאין לנו בעצם מושג מה לעשות הלאה. הרבה פעמים נדמה לנו שאנחנו יודעים מה לעשות, אבל כל עוד הידיעה הזאת היא כללית ולא ספציפית, זה לא יעזור לנו להתקדם.
עיקרון בסיסי חשוב של ניהול זמן נכון הוא לדעת תמיד מה הצעד הבא בכל פרויקט שלכם.
אם ברור לגמרי מה הדבר הבא שצריך לעשות, יש יותר סיכוי לעשות אותו.
קחו כמה דקות בשביל להגדיר בכתב ובמילים הכי מדויקות וספציפיות שאפשר מה הפעולה שתקדם את הפרויקט שאתם צריכים לעבוד עליו כרגע.
אם המשימה שהגדרתם עדיין נראית לא לגמרי ברורה, או מסובכת מדי או אולי דורשת צעדים מקדימים – זה סימן שצריך להמשיך ולפרק את המשימה הגדולה למשימות יותר ויותר קטנות.
חזרו על התרגיל הזה במידת הצורך בהמשך היום ובכל פרויקט שאתם עובדים עליו.