למה כדאי למדוד זמן ואיך זה עושה אותי יותר פרודוקטיבית

אחת הבעיות של אנשים שמרגישים עסוקים ועמוסים היא שאין להם מושג לאן הזמן שלהם נעלם. בפוסט הזה נדבר על אחד הכלים הכי פשוטים להחזיר לעצמנו את תחושת השליטה בזמן: מדידה.

"העבודה מתרחבת באופן כזה, שהיא מנצלת את כל הזמן המצוי לשם ביצועה"

(חוק פרקינסון)

אנשים מתייחסים לחוק פרקינסון בהומור, מושכים בכתפיים ואומרים "נו, ככה זה". אבל אם המטרה שלנו היא לנצל את הזמן שלנו ביעילות, זו לא הדרך.

יש הבדל חשוב בין להיות עסוקה ועמוסה לבין להיות עסוקה ויעילה.

אני אמנם עסוקה כמעט כל הזמן, אבל אם אני יודעת שאני מנצלת את הזמן שלי ביעילות, ואפילו בצורה אופטימלית, תחושת העומס מתחלפת בשביעות רצון.

דרך טובה להגיע למצב הזה היא להתחיל במדידת זמן. כמה זמן ביום או בשבוע אתם מבלים בנסיעות, סידורים, שינה, עבודה, פייסבוק, לימודים, התעמלות, בילויים, משפחה?

רוב האנשים לא ידעו להעריך בדיוק, אלא רק בערך, ולפעמים בכלל לא.

אחד הכלים הכי בסיסיים לניהול זמן הוא מדידת זמן. הזמן הרי עובר ממילא, והתוכן שאנחנו ממלאים בו את הזמן שלנו הוא העיקר. כדאי מאוד שנהיה במעקב אחרי התוכן הזה.

איך למדוד זמן ולהפיק לקחים

כדי למדוד זמן, פשוט ערכו רישום מסודר של כל מה שאתם עושים ביום יום. אפשר לעשות את זה בקלות עם אפליקציות כמו Toggl או כל אפליקציה דומה, או עם פנקס ועט שהולכים איתכם לכל מקום.

אחרי שתעשו רישום מסודר כזה במשך שבוע, עברו על הממצאים ושאלו את עצמכם שאלות. למשל:

• כמה זמן הקדשתם לפייסבוק או לטלוויזיה? האם זה סביר או שכדאי להגביל את העיסוקים האלה? ואם כן, איך אפשר לעשות את זה?
• כמה זמן הקדשתם למשפחה וחברים? האם צריך להקדיש יותר?
• כמה זמן הקדשתם לעבודה שהתעמקתם בה, כלומר כזאת שדורשת ריכוז מירבי, בלי הפרעות, ועם התקדמות ניכרת בפרויקטים שלכם (בעבודה, בלימודים או בפרויקטים אישיים)?

אלה רק דוגמאות כמובן. התאימו את השאלות לעיסוקים שלכם בכל תחומי החיים.

זה שלב הפקת הלקחים. חשבו על שינויים בסדר היום ובשגרה השבועית שיכולים להתאים לממצאים שלכם ממדידת הזמן.

אני ממליצה לא לנסות לעשות שינויים גדולים בבת אחת, אלא לבחור כל פעם צעד אחד קטן (אחד!) ואחרי שהטמעתם אותו, לבחור עוד צעד אחד ולעבוד עליו וכן הלאה.

היתרונות של מדידת זמן

1 – להבין לאן הזמן נעלם

בימים שבהם אתם מרגישים שהזמן בורח לכם ולא הספקתם שום דבר ממה שרציתם לעשות, המדידה תעזור להבין לאן הוא ברח.

לפעמים באמת שאין לנו מושג כמה זמן עבר, וזה טבעי, אבל אם הכל נמצא ברישום מסודר, תמיד אפשר לבדוק ולתקן למחרת.

2 – להפסיק לדחות משימות מעיקות

אפשר להסתכל על משימות קטנות ומעיקות בפרספקטיבה אחרת לגמרי כשמודדים כמה זמן הן באמת לוקחות בפועל.

למשל, אם תגלו שלשטוף את ערימת הכלים המעיקה שבכיור לוקח בעצם רק שלוש דקות, היא כבר לא תיראה מאיימת כל כך.

3 – להתייעל בתחום אחד יגרום לכם להתייעל בעוד תחומים

אם תיישמו את הלקחים ממדידת הזמן אפילו רק לגבי תחום אחד בחיים שלכם, תגלו שאתם מצליחים לנצל את הזמן בצורה יותר יעילה.

אחת מתופעות הלוואי של ההצלחה הזאת היא שהיא יכולה לגרור עוד הצלחות גם בתחומים שונים לגמרי.

זה נכון ברמה המעשית וברמה הפסיכולוגית.

ברמה המעשית, אם תצליחו להתייעל למשל בזמן שאתם מקדישים ללימודים, תגלו פתאום שיש לכם גם זמן לצאת לריצה. או אם תפחיתו את הזמן שלכם בפייסבוק, יתפנה לכם זמן לנקות את הבית.

ברמה הפסיכולוגית, השינוי הוא יותר עמוק:

הדימוי העצמי משתנה בהתאם לפעולות שלנו. אם נצליח להיות יותר יעילים אפילו רק בתחום אחד בחיים, כל ההערכה העצמית תשתנה ונראה את עצמנו כיעילים באופן יותר גורף.

בשביל שזה יקרה, חשוב לחגוג את ההצלחות, אפילו אם הן נראות קטנות. זה יפעל כמו נבואה שמגשימה את עצמה ויגרום לנו להתנהג בהתאם לדימוי העצמי המשופר שלנו, ולהיות יותר יעילים בעוד תחומים בחיים.

4 – לא להרגיש כל כך עמוסים כל הזמן

ההרגשה התמידית של עומס שלא נגמר לא תעבור אם לא נטפל בה. עומס משימות לא תמיד תלוי בנו, לעתים קרובות אלה גורמים חיצוניים שמעמיסים עלינו.

אבל איך נתייחס למשימות האלה, זה כבר עניין שבשליטתנו.

מדידת זמן עוזרת לשלוט בזמן, עוזרת לנווט בתוך העומס ונותנת פרספקטיבה מציאותית יותר.

אם אני כבר יודעת כמה זמן סביר שתיקח לי משימה מסויימת (כי עשיתי משימה דומה בעבר ומדדתי זמן), אני יכולה לתכנן את סדר היום בהתאם, עם מידה לא רעה של ביטחון שאני כן אספיק לסיים אותה.

אחרת, בלי מדידת זמן, אני יכולה רק לנחש כמה זמן כל דבר ייקח. זה יוצר הרגשה של חוסר ודאות שתורמת הרבה לתחושת העומס שממנה אנחנו רוצים להיפטר.

5 – להבין כמה זמן אנחנו מבזבזים על דחיינות

אם נמדוד גם את הזמן שאנחנו מבלים בפייסבוק, יוטיוב ואתרים אחרים, או מול הטלוויזיה וכדומה, זה יעזור לנו להבין שני דברים:

(א) לאן הזמן נעלם בימים שבהם לא הספקנו הרבה;

(ב) איפה כדאי לצמצם את מריחת הזמן המיותרת.

דחיינות היא כמובן חלק מהחיים, אבל אפשר לשלוט בה חלקית. אני לא אטיף פה להתנתקות מרשתות חברתיות כמובן, זה לא מציאותי בשביל רוב האנשים. אבל צריך לשלוט בשעות שאנחנו מבלים בגלילה אינסופית באתרים ממכרים.

מדידת הזמן היא השלב הראשון. בשלב השני, כדאי להשתמש בחוסמי אתרים כדי להגביל את מספר השעות ביום או את הימים בשבוע שבהם נרשה לעצמנו להיכנס לאתרים כאלה.

כשתראו כמה זמן מתפנה לכם בזכות ההגבלות האלה, זה ידרבן אתכם להמשיך.

6 – לדעת לתכנן את הזמן בצורה נכונה

אחד הדברים שחשוב ללמוד הוא איך לבנות סדר יום בצורה חכמה.

בחלונות הזמן שבהם אנחנו משבצים משימות, צריך לדעת להעריך כמה מהמשימות נספיק בכל חלון כזה.

זאת הערכה שהיא בעיקר אינטואיטיבית על סמך ניסיון, אבל כידוע הזיכרון שלנו לא תמיד מדויק בענייני זמן.

יש לנו נטיה טבעית לאופטימיות יתר לגבי עצמינו והיא מקבלת ביטוי גם בהערכת הזמנים שלנו. לדוגמה, כמה פעמים חשבתם שתסיימו משהו תוך שעה והוא לקח בסופו של דבר שלוש שעות?

מקרים כאלה גורמים ללא מעט תיסכול מיותר. אפשר למנוע אותו פשוט על ידי מדידה.

אם יש משימות שחוזרות על עצמן או משימות דומות שאפשר לקבץ באותה קטגוריה, הרישום יעזור לכם בעתיד לתכנן כמה זמן להקציב למשימות כאלה באופן ריאליסטי, בלי האכזבה שמביאה איתה אופטימיות יתר.

כמובן שלא תמיד הכל בשליטתנו. סידורים בירוקרטיים, למשל, יכולים לגזול הרבה יותר זמן ממה שנראה הגיוני, ובמקרים כאלה יהיה יותר בריא לשחרר שליטה.