לקט טיפים ועצות על ניהול זמן

אני עורכת פה בבלוג סדרה של ראיונות על טיפים לניהול זמן. 

המטרה היא להציג מגוון גדול של אנשים מרקעים שונים ותחומים שונים, כדי שתוכלו לאמץ את מה שמתאים לכם.

בפוסט הזה ריכזתי טיפים ועצות לניהול זמן ופרודוקטיביות מכל הראיונות שהתפרסמו עד היום בבלוג, מחולקים לפי נושאים.

הקליקו על השמות כדי לקרוא את הראיון המלא.

להוריד את העומס מהראש

שיר אלוני: "קודם כל אני מאוד מאמינה בלהוריד מהראש את כל המחשבות על דברים שצריך לעשות ולתת לנייר לסחוב אותם במקומי.

אני קוראת לזה קציר ומשתדלת מדי כמה ימים לרענן את הקציר, ממיינת את המשימות לדברים שאני יכולה להספיק היום, מחשבות לדברים עתידיים ומטרות גדולות יותר שפירקתי למשימות קטנות וכל יום אני יכולה לקחת משימה קטנה מתוך המטרה הגדולה כדי להתקדם."

פיניקס פן: "אני כותבת בכל יום רשימת דברים שאני רוצה להספיק באותו יום ומסמנת וי שסיימתי, יש בזה משהו שמשום מה פונה לחלק ההישגי שבי ועוזר לי להצליח לנהל את הזמן בצורה מיטיבה ולא 'למרוח' אותו."

שרית דקל: "חשוב לכתוב את כל המשימות, כדי שלא רק יתרוצצו לנו בראש (זה יוצר עומס מחשבתי) ולרכז הכל ברשימה אחת (בניגוד לרשימות לפי נושאים) כיוון שבסופו של דבר מי שצריך לבצע אותן זה אנחנו.

ואז, אחרי שכל המשימות מרוכזות ברשימה ומתועדפות – להקדיש זמן ביומן לביצוע שלהן. ממש כמו שאנחנו מקדישים זמן לפגישה, לכתיבת מאמר או לכל דבר אחר."

תכנון בחלונות זמן

יעל קריידרמן: "אופן עבודה שאימצתי בתקופה האחרונה ועוזר לי מאוד להישאר סופר-ממוקדת ולהספיק הרבה במעט זמן: לתכנן את היום שלי (רצוי ערב לפני) בחלוקה למקטעים של 20 דקות, 9 מקטעים כאלה סה"כ (כלומר, 3 שעות). 

בדרך כלל, בתוך 9 "חלונות הזמן" האלה אני כוללת עשייה שלי ולא את הפגישות או השיחות. אם יש משימות שלוקחות יותר מ-20 דקות, אני פשוט פורשת אותן על יותר ממקטע אחד. 

יש לי דף תכנון יום כזה (להורדה: דף תכנון יומי) שבו אני כותבת את כל המשימות שאני רוצה לעשות באותו יום, ואז מפזרת אותן בתוך 9 הריבועים. הריבוע הראשון תמיד מוקדש להתכווננות והכנה של כל מה שאני צריכה מראש, כדי לחסוך זמן בהמשך."

אושרה פחימה-שמש: "הטיפ הכי חשוב לדעתי הוא לדעת מראש כמה זמן את מקציבה לעבודה בשבוע.

ברגע שאת מודעת למסגרת הזמן שלך, שיבוץ המשימות והמטלות הופך לפשוט יותר.

אני ממליצה לשלב בין ה- "אולדסקול" לטכנולוגיה; לרשום את כל המשימות והמטרות על דף: כולל לוחות זמנים או דדליינים אם יש, כולל פגישות וימי עבודה בחוץ, כולל עניינים מנהליים כמו לענות למייל או לשלוח חשבונית, כולל יעדים גדולים כמו ללמוד מיומנות חדשה שחיונית לעסק, כולל הכל. הכתיבה על הדף עוזרת לעשות סדר במחשבות."

טכנולוגיה שחוסכת זמן

שיר אלוני: "להשתמש בקובץ וורד של גוגל דרייב עוזר לי יותר מכתיבה ביומן, אני כותבת הכל בקובץ הזה גם פגישות עתידיות, וזה איתי בכל מחשב וגם באייפון. מאוד נוח, אקולוגי ולא הולך לאיבוד כמו פתקים או מחברות."

פיניקס פן: "הטיפול דרך הסקייפ נולד, מעבר לעניין הגאוגרפי, גם כפונקציה של זמן – זכרתי כמטופלת את כמות השעות שהייתי צריכה לשרוף כדי להגיע לטיפול בזמן ולהגיע הביתה אחרי.

ואיך טיפול של שעה הפך להיות קונסטלציה של בין 3 שעות לחצי יום, מה שיצר הרבה תסכול ונראה לי שבמציאות של היום שבה כולנו עסוקות ומקוששות זמן , מיותר. יש לנו טכנולוגיה – לטס יוס איט!"

מיכל פולת: "אני מנהלת את הצ'קליסטים שלי בגוגל קיפ, כי שם ממש כיף לסמן 'וי' וגם קל אח"כ לבטל את הוי ולקבל את הרשימה מוכנה לפעם הבאה.. מה עוד שאפשר לשים תזכורת לצ'קליסטים שצריך לזכור בזמן או מקום מסוים.

צ'קליסטים של הרגלים שאני בונה לעצמי או כאלו שאני רוצה להקציב זמן לכל שלב מהצ'קליסט, אני עושה באפליקציה הנהדרת fabulous. היא כיפית ומכניסה אותי למצב תקתוק כי יש טיימר מובנה.

כלומר ניתן להגדיר כמה זמן רוצים להקדיש לכל סעיף בצ'קליסט ואז כל פעם שמפעילים את הצ'קליסט הטיימר מופעל אוטומטית."

רותם יחזקאל: "בשנים האחרונות בעלי ואני החלטנו להיפטר מכל הניירת ולהתחיל לסרוק הכל; תלושי שכר, קבלות, תשלומים, מסמכי משכנתא, מסמכי רכישת מוצרים, חוזים וכן הלאה.

למעשה, ברגע שמשהו מתקבל אצלנו – אנחנו דואגים לסרוק אותו ומיד להעביר אותו לתיקיה הרלוונטית בדרופבוקס . לכל אחד מותקנת אפליקציית דרופבוקס בנייד ולכן הנגישות לכל המסמכים הללו בזמן אמת היא עצומה!

כמה פעמים נדרשתם לשלוח צילום ת.ז. עם ספח ברור ולא היה לכם סורק זמין? הופ! רק היכנסו לתיקיה בנייד והעביר במייל! שלא לדבר על הניירת שנעלמה מהמדפים."

איתיאל אברהם: "רוצה לשתף  אתכם בכלי חינמי מעולה ורב אפשרויות ויישומים שמאפשר ניהול של מכלול העבודה והמשימות בחיים שלנו תוך חיסכון בזמן, ניהול, סדר, תיוק ואף זיכרון במחשב שלכם… שם מערכת ניהול המשימות הוא Asana והוא בעצם כלי המאגד בתוכו ארגז כלים לניהול משימות ומידע לצרכים עסקיים ואישיים… 

תתחילו להכניס את Asana לחיים שלכם, עם כל הפיצ'רים של יצירת תזכורות, תכנון לו"ז שבועי, חודשי שנתי של המשימות, אחסון מסמכים וחלוקת תפקידים למשתמשים שונים, ותגלו איך פתאום יש קצת יותר סדר ביום יום, דברים פחות נשכחים ומתחילים להתבצע הלכה למעשה."

טיילור ויג'יי: "שיטה ששירתה אותי היטב עד כה היא הגדרת תהליכי עבודה שחוזרים על עצמם במדריכים כתובים מסודרים צעד אחר צעד.

אני מחזיק את המדריכים האלהה באתרי וורדפרס פרטיים ב-WordPress.com ואז הם גם זמינים לי בחיפוש ובחלוקהה לקטגוריות ותגים. כשמנהלים או מדריכים אנשים זה הופך להיות נכס שלא יסולא בפז."

ניהול אנרגיה

שרית חייט חודיס: אני לא מנהלת את הזמן שלי, אלא את האנרגיות שלי. יש לי חוקים לגבי איזה סוגי משימות אני עושה במהלך השעות ה"חזקות" שלי, ואיזה דברים אפשר לעשות נגיד בשעות הערב – הנפקת חשבוניות, עבודה שחורה וכו'."

שרון מזרחי: "כדי ליצור מיקוד ולשמר את האנרגיה שנוצרת אצלי לאחר שהצלחתי לבצע משימה בהצלחה, אני מגדירה משימה מרכזית אחת ביום לביצוע (בנוסף לשאר משימות התפעול השוטפות) – משימה המוגדרת כבעלת ערך לפיתוח העסק / שיווק / הרחבת העסק / קידום שיתופי פעולה."

לשמור על פוקוס

ראם קלנדרב: "אני נורא אוהב להגדיר בתחילת היום שלי, לפני שפתחתי את האימייל, הפייסבוק, המסנג׳ר וכל מדיה אחרת שבה יוצרים איתי קשר את התוצאות הרצויות להיום. לא מטרות, לא פעולות, לא משימות.

תוצאות. התבוננות בתוצאה נותנת לי מרחב פעולה וגמישות מחשבתית שמאפשרת לי לחתור לתוצאה בדרכים שונות ומגוונות יותר מאשר רשימה סגורה של פעולות או משימות, ולפעמים אני נורא מופתע מהדרך שבה אני מגשים את התוצאה. 

כמו כן, זה שהצבתי את תוצאותיי לפני שנכנסתי לתגובתיות לאחרים עוזר לי במהלך היום לשמור פוקוס על הדברים שחשובים לי במקום הראשון, ורק במקום השני והמכובד להתייחס לפניותיהם של אחרים אליי."

תמר שוקר: "בעידן הדיגיטלי של היום שאני מאוד אוהבת ואין יום שאני לא מודה על זה שנולדתי בו, יש חיסרון מאוד בולט. יש כל כך הרבה מדיות תקשורת (אימייל, פייסבוק, אינסטוש, וואטסאפ, הודעות, טלפונים, ועוד אינסוף), מלא הסחות דעת! וכל זה בשילוב עם רצון לרצות כמה שיותר אנשים, כדי לצאת בסדר ואפילו בסדר פלוס, כדי להרגיש שאני עוזרת, וכדי לא להרגיש קצוות פתוחים גורם לנו להיות אובר תגובתיים.

 זה אומר שאם כתבו לנו הודעה אנחנו מרגישים צורך ישר להפסיק הכל ולענות. הטיפ שעובד לי בהקשר הזה הוא להפסיק או לפחות לנסות להפחית כמה שיותר את ההתנהלות התגובתית הזו. 

קודם כל להתחיל עם הדברים שאני תכננתי לעשות או לקדם ורק אז להגיב לדברים של אחרים."

לכל הראיונות בסדרה