טיפים טכנולוגיים לחיסכון בזמן

אני מאוד אוהבת טריקים טכנולוגיים שחוסכים לנו זמן. יש הרבה פעולות קטנות שאפשר להפוך לאוטומטיות בעזרת אפליקציות או אתרים, שברגע שמתרגלים להשתמש בהם, מגלים שהם באמת עושים את החיים יותר קלים.

תגובות מוכנות מראש בג'ימייל – Canned Responses

תגובות אוטומטיות אימייל

למי שמוצאים את עצמם מקלידים שוב ושוב את אותן תגובות למיילים, אחת התכונות השימושיות והפחות מוכרות של ג'ימייל מאפשרת להכין מראש תגובות כאלה ולמחזר אותן בשני קליקים.

למשל, כשאני שולחת הוראות הגעה לסדנאות שלי, יש לי תגובה מוכנה מראש עם הכתובת והמפה ואני מכניסה אותה למייל דרך Canned Responses, במקום להקליד את אותו טקסט כל פעם מחדש.

את התכונה הזאת תמצאו תחת ההגדרות בג'ימייל, אבל משום מה לא כששפת התצוגה היא עברית. אז במידת הצורך, עברו לאנגלית כשפת תצוגה (דרך הגדרות > שפה; תמיד אפשר לחזור אחר כך לעברית), ואז תמצאו בתפריט העליון את הלשונית Labs (אם עברתם לגי'מייל בגרסה החדשה, חפשו את הלשונית Advanced). מצאו שם את Canned Responses ובחרו Enable.

עכשיו תוכלו להקליד הודעה חדשה עם התגובה שתרצו לשמור בתור תגובה אוטומטית. לחצו על החץ הקטן מימין למטה ובתפריט שנפתח אחת האפשרויות היא Canned Responses, שם תוכלו לשמור אותה, ומאותו תפריט תוכלו להכניס בעתיד את התגובות ששמרתם לגוף ההודעה.

IFTTT או ZAPIER

IFTTT אוטומציה

השמות המוזרים שבכותרת שייכים לשני שירותים מתחרים שמציעים אינספור מתכונים לאוטומציה על בסיס קישורים בין אתרים ואפליקציות או כל מה שמחובר לאינטרנט.

הנה כמה רעיונות לפעולות שאפשר להגדיר עם IFTTT או Zapier:

  • כל יום בשעה 22:00 הטלפון עובר למצב שקט
  • כל פעם שמישהו מתייג אותי בתמונה בפייסבוק, היא תישמר אוטומטית לדרופבוקס
  • כל פעם שאהבתי וידאו ביוטיוב, השיר יתווסף לרשימת השמעה בספוטיפיי
  • כל פעם שאני מעלה תמונה לטוויטר, היא מתפרסמת גם בפינטרסט שלי
  • כל פעם שיש לי שיחה שלא נענתה, יווצר לי אירוע ביומן עם מספר הטלפון שלה

האתרים מלאים ברעיונות נוספים שחלק מהם באמת מבריקים. כל הכיף פה הוא שאפשר להגדיר את ה"מתכון" ולשכוח ממנו. כל הפעולות יתבצעו אוטומטית אחר כך.

מהניסיון שלי, אפשר לסמוך על השירות הזה רוב הזמן, למרות שיש פה ושם תקלות. בדרך כלל תקבלו מייל אם אחד השירותים שהגדרתם מפסיק לעבוד.

תזכורות של גוגל קיפ לפי זמן ומיקום

תזכורות גוגל קיפ

גוגל קיפ היא אחת האפליקציות הכי פשוטות לשימוש, שיש בה גם הרבה תכונות מתקדמות. השילוב הזה של תיחכום ופשטות הוא אחד הדברים שעושים אפליקציה למוצלחת.

התזכורות הן בין התכונות המעניינות של גוגל קיפ. לחצו על האייקון של האצבע כדי לראות את האפשרויות.

לכל רשימה או פתק בקיפ אפשר ליצור תזכורת לפי זמן. התזכורת תקפוץ בשעה המתאימה וגם אפשר להגדיר שתופיע אוטומטית ביומן של גוגל (בטלפון ובמחשב) בתור אירוע.

תפריט התזכורות מציע אוטומטית שעות מסוימות ביום (בוקר, אחר צהריים וערב), אבל אפשר לשנות את ברירת המחדל בהגדרות או לקבוע שעה אחרת.

אפשר לקבוע גם תזכורות חוזרות. למשל: את רשימת הקניות אפשר להקפיץ כתזכורת כל יום חמישי בשעה 18:00.

אפשרות אחרת היא תזכורות לפי מיקום. זה שימושי למשל אם אני לא רוצה לעשות קניות פעם בשבוע, אלא רק כשאני ממילא נמצאת בסביבה של המכולת.

בסוף תפריט התזכורות יש אופציה של תזכורות לפי מיקום ובה אפשר להזין כתובת. כשתעברו בכתובת הזאת והטלפון יזהה אותה, תקפוץ התזכורת. אפשר באותה צורה להזכיר לעצמכם דברים שאתם רוצים לעשות כל פעם שמגיעים הביתה או למשרד וכדומה.

בומרנג

תוסף מצוין לג'ימייל בשם בומרנג מאפשר לעשות כמה פעולות אוטומטיות שימושיות. אחת הפונקציות הכי מועילות שלו הוא האפשרות להחזיר לתיבה כל הודעה אם ההודעה לא נפתחה או לא התקבלה תשובה.

אם שלחתם הודעה חשובה, נוח מאוד להגדיר שהמייל יחזור לתיבה למשל אם לא נפתח כעבור יומיים וכך לפשט את המעקב אחרי הודעות בלי להעמיס על הזיכרון.

על עוד שימושים מועילים של בומרנג כתבתי בפוסט הזה: בומרנג: אוסף טיפים לג'ימייל

אהבתי! איזה עוד טריקים יש?

Pushbullet – אפליקציה שחוסכת זמן לשליחת מידע בין מכשירים

מדריך: פרודוקטיביות עם תוספים לכרום

מדריך: ניהול זמן יעיל עם פוקט

עוד טיפים במדריך שלי לשימוש במסננים ותוויות בג'ימייל

 

שתפו

2 Replies to “טיפים טכנולוגיים לחיסכון בזמן”

כתיבת תגובה

האימייל לא יוצג באתר. שדות החובה מסומנים *