מדריך: איך לחסוך זמן ואנרגיה עם מסננים ותוויות בג'ימייל

יש לך יותר מדי אימיילים בתיבה? למי לא. לא כיף לטבוע באימיילים ולדעת שאולי לא נספיק להגיע אליהם לעולם, אז זה הזמן להתייעל.  

הכנתי אוסף טיפים להתייעלות בשימוש בג'ימייל, כדי לחסוך זמן, להספיק יותר ואולי אפילו להגיע אל היעד הנכסף – תיבת אימייל ריקה!

האינטרנט עמוס בטיפים לג'ימייל, אבל אני לא מאמינה בלהעמיס יותר מדי מידע, ותמיד מעדיפה לתת עצות ממוקדות שאפשר ליישם מיד. לכן הטיפים פה מבוססים רק על שני פיצ'רים של ג'ימייל: מסננים ותוויות. 

מסננים ותוויות הם פיצ'רים סופר שימושיים שפותחים הרבה אפשרויות להתייעלות על ידי אוטומציה. מגדירים אותם פעם אחת ואחר כך הכל נעשה מעצמו.

ההוראות פה מתייחסות לממשק של גי'מייל במחשב ובעברית. בטלפון האפשרויות יותר מוגבלות.

תוויות לחיים קלים

כשיש הודעות ששייכות לאותו נושא, או דורשות פעולה דומה, אפשר לתת להן תווית. הן מפשטות מאוד את ההתמצאות בין ההודעות ומפחיתות את העומס באינבוקס.

אחרי שנתתי תווית להודעה, אני שולחת את ההודעה לארכיון כדי שלא תעמיס לי על האינבוקס. 

התוויות שהגדרתם יופיעו בתפריט הצדדי ובלחיצה על שם התווית תמצאו את כל מה שסימנתם באותה תווית, כך שלא תצטרכו לדפדף בארכיון או לנסות להיזכר במילות חיפוש רלבנטיות.

אפשר גם לתת צבע לכל תוויות להתמצאות מהירה.

כמה דוגמאות לתוויות שימושיות:

• כל ההודעות שקשורות לחיפוש דירה יכולות לקבל את התווית "דירה" ולהישלח לארכיון. אפשר לעשות את אותו דבר עם כל פרויקט גדול שכולל הרבה הודעות, כמו חיפוש עבודה, תכנון חופשה וכדומה.
• כל החשבונות שמגיעים במייל יקבלו את התווית "חשבונות", כך שאני אוכל למצוא אותם אחר כך בקלות.
• הודעות שצריך לענות עליהן, אבל אין לי עכשיו זמן או רצון לענות עליהן, אפשר לסמן בתווית "לענות" (את אלה אני לא שולחת לארכיון, כי עדיף שיהיו מול העיניים באינבוקס).
• הודעות שמחכות לתשובה אפשר ורצוי לסמן בתווית "מחכה לתשובה". בפוסט שלי על בומרנג הסברתי גם איך אפשר להקפיץ את המייל חזרה לתיבה אם לא התקבלה תשובה תוך זמן מסויים שהגדרתי.
• הודעות שחשוב לי לא למחוק בטעות, אפשר לסמן בתווית "לא למחוק". ציינתי קודם שאפשר לתת צבעים לתוויות, ובמקרה הזה כדאי לצבוע את התווית באדום כדי שתבלוט.
• כשאני מתכננת טיול ארוך, לפעמים עם כמה חברות תעופה, כל ההודעות שמכילות כרטיס אלקטרוני מקבלות את התווית "טיסות" וכשאני צריכה למצוא כרטיס טיסה, כולם במרחק לחיצה על התווית. אפשר לעשות אותו דבר עם הזמנות של מלונות, רכבות וכו' ומניסיון זה חוסך הרבה בזבוז זמן בטיול.

יש כמה דרכים ליצור תוויות:

• כשאתם נמצאים בתוך הודעה שכבר קיבלתם או שכבר שלחתם, לחצו על הכפתור עם אייקון של תוויות בתפריט העליון, משם אפשר ליצור תווית חדשה או לשייך את ההודעה לתווית קיימת.
• דרך שניה: בהודעה שאתם שולחים, לפי המשלוח לחצו על החץ הקטן בפינה השמאלית התחתונה ובתפריט שנפתח יש אפשרות להוסיף תווית.
• דרך שלישית: בלחיצה על גלגל השיניים למעלה משמאל נפתח תפריט ובו בוחרים "הגדרות". בעמוד שנפתח תמצאו בתפריט העליון את "תוויות".

כאמור, התוויות פותחות פתח להרבה רעיונות יצירתיים שיכולים להתאים לצרכים שלכם. השימוש בהן צריך להיות כמה שיותר אינטואיטיבי, כלומר – כדאי להשתמש במלים וצירופי מילים שיזכירו לך מיד במה מדובר, כך שההתמצאות תהיה כמה שיותר קלה.

אחרי שהגדרתם תוויות, אפשר להתקדם שלב וליצור כללים שמצמידים תוויות להודעות מסויימות באופן אוטומטי. את זה נעשה בעזרת מסננים.

מה אפשר לעשות עם מסננים

מסננים, כמו ששמם מרמז, מאפשרים ליצור כללים לסינון הודעות.

יש שתי דרכים ליצור מסננים:

• כשאתם נמצאים בתוך הודעה, תחת הכפתור "עוד" בתפריט העליון תמצאו את האפשרות "סנן הודעות מסוג זה". בלחיצה עליו תוכלו לבחור קריטריונים לסינון, למשל, הודעות מכתובת אימייל מסויימת או עם מילים מסויימות בשורת הנושא. בשלב הבא, כשתלחצו על "צור מסנן מחיפוש זה" תוכלו לבחור מה לעשות עם ההודעות מהסוג שבחרתם, כולל להצמיד לו תווית.
• דרך שניה ליצור מסננים: בלחיצה על גלגל השיניים למעלה משמאל נפתח תפריט ובו בוחרים "הגדרות". בעמוד שנפתח תמצאו בתפריט העליון את "מסננים וכתובות חסומות" ומשם בוחרים את "צור מסנן חדש".

כמה דוגמאות לשימוש במסננים:

• הודעות מספקית האינטרנט אפשר לסנן לפי כתובת האימייל ולתת להם את התוויות "חשבונות". אפשר גם לשלוח אותן ישר לארכיון. 
• הודעות מאנשים שחשוב לי לא לפספס את המיילים שלהם, אפשר לסנן לפי כתובת המייל של אותם אנשים ולהצמיד להם תווית כמו "חשוב" או "לא למחוק", ואפשר גם לבחור בהגדרת המסנן את האפשרות "אל תשלח פריט זה לדואר הזבל אף פעם" או "סמן את זה תמיד כחשוב".
• הודעות מניוזלטרים שנרשמתי אליהם בהתלהבות ובתקווה שיום אחד אני אכן אקרא אותם – יישלחו ישירות לארכיון, כי אין טעם שיישארו באינבוקס. אפשר לתת להן תווית "לקריאה" או "ניוזלטרים" (למשל) ולחזור לחומרי הקריאה כשיתפנה לי זמן.
• אם יש הודעות שאני צריכה לשתף עם אדם נוסף כל פעם שהן מגיעות (לדוגמה, הודעות שאני רוצה לשלוח אוטומטית לרואה החשבון שלי), אפשר לסנן וליצור כלל ששולח עותק של ההודעה אליו על ידי בחירה ב"העבר הלאה" והוספת כתובת האימייל שלו (הוא יצטרך לאשר פעם אחת, ואחר כך זה יקרה אוטומטית).
• הודעות מספאמרים שלא מפסיקים להטריד גם אחרי שהסרת את עצמך מהרשימה שלהם, אפשר בקלות לסנן כך שילכו ישירות לפח האשפה.
• הודעות שמועברות אוטומטית לג'ימייל שלכם מכתובת אימייל אחרת (למשל של העבודה או האוניברסיטה) יכולות לקבל תווית מתאימה. אפשר גם ליצור כלל שיגרום להם לדלג על האינבוקס ולעבור ישר לארכיון.
• לאנשים ששולחים תזכורות לעצמם במייל, אפשר לסנן מיילים מהכתובת שלי לעצמי ולתת להם תוויות מתאימה, למשל "תזכורות".
• למי שעושה הרבה קניות ברשת, יש אפשרות ליצור מסנן שיצמיד תווית כמו "קבלות" או "קניות"  לכל הקבלות שמגיעות במייל אחרי הקניה. בהגדרת המסנן אפשר להשתמש בכתובות המייל של כל החנויות שאתם קונים בהן באופן קבוע או לסנן לפי מילים שכלולות בהודעה כמו "קבלה". 

גם עם מסננים, כמו עם תוויות, יש הרבה מקום ליצירתיות ולהתאמה לצרכים שלכם. עם הזמן תוסיפו יותר ויותר מסננים לרשימה ויותר פעולות יתבצעו אוטומטית במינימום השקעה מצידכם.

במקביל גם תיבת המייל תתרוקן, ככל שיותר הודעות יישלחו ישירות לארכיון.

ניהול זמן, ניהול אנרגיה

השימוש במסננים ותוויות חוסך זמן – זה די ברור למה ואיך.

אבל מעבר לחיסכון בזמן, הוא חוסך גם הרבה אנרגיה.

אני מתכוונת לאנרגיה מחשבתית, שאחרת היתה מתבזבזת על קבלת החלטות לגבי כל אימייל בנפרד.

כשמגדירים כמה שיותר כללים מראש, כבר אין צורך להחליט כל פעם מחדש מה לעשות עם כל הודעה, לאיזה נושא לשייך אותה, אם היא חשובה או לא, אם לענות עליה או לשלוח לארכיון וכו'.

לגבי חלק גדול מההודעות הנכנסות, העבודה המיותרת הזאת נחסכת כשמקבלים כמה שיותר מההחלטות מראש. התוצאה היא שמתפנה אנרגיה מחשבתית לעבודה על דברים יותר משמעותיים ממיון אימיילים, ובזה מתבטאת ההתייעלות האמיתית.