מדריך: איך לקבוע סדרי עדיפויות

שאלה שחוזרת שוב ושוב כשאני מלמדת ניהול זמן היא איך להחליט מה לעשות מתי, כשאנחנו חיים בעומס בלתי פוסק. בשביל להתנהל בתוך העומס הזה, המיומנות של קביעת סדרי עדיפויות היא קריטית.

אם אין סדרי עדיפויות ברורים, הנטיה שלנו תהיה לעשות את מה שהכי קל או מהנה באותו רגע, אבל לא בהכרח מה שחשוב או דחוף.

הרבה פעמים זה יוביל לדחיינות, לפעמים לפספוס של דדליינים ולעתים קרובות מדי להרגשה של החמצה. תיעדוף נכון יכול למנוע את כל זה.

חשוב להיות ריאליסטיים לגבי היכולות שלנו. אין טעם להעמיס על עצמנו יותר מדי דברים, לצאת מאיזון ולהעמיד פנים שאפשר לעשות הכל במקביל.

השיטות שנדבר עליהן בהמשך הפוסט נועדו לעשות סדר ולהקל. השקעה לא מסובכת במיוחד של מחשבה מראש לגבי סדרי עדיפויות יכולה לעשות את החיים הרבה יותר קלים.

הצפרדע והצנצנת

שתיים מהגישות המפורסמות לקביעת סדרי עדיפויות מבקשות מאיתנו בפשטות לעשות קודם את מה שהכי קשה.

מרק טווין קרא לזה "לאכול את הצפרדע": אם תעשו קודם כל את הדברים הכי קשים, הכי מאתגרים, הכי מרתיעים, הכי פחות מושכים, הכי משעממים – המשך היום שלכם יהיה קל, בידיעה שהרע ביותר כבר מאחוריכם.

בריאן טרייסי שיכלל את הרעיון הזה: אם יש לי שתי משימות חשובות, עדיף לי להתחיל בקשה מביניהן. המטרה היא לפתח משמעת עצמית כדי לעבוד קודם על הדברים הקשים יותר.

אם אני ממילא חייבת לאכול צפרדע, אין טעם לשבת ולהסתכל עליה. עדיף לסיים את המשימה הלא נעימה כמה שיותר מהר. 

משל הצנצנת והאבנים מכוון לאותה תוצאה.

זה סיפור מפורסם על מרצה שהוזמן ללמד סטודנטים על ניהול זמן בשעה. הוא לקח צנצנת זכוכית גדולה וריקה והתחיל להכניס לתוכה אבנים, כל אבן בגודל של כדור טניס, עד שלא נשאר יותר מקום לאבנים נוספות. בשלב זה שאל את הסטודנטים אם הצנצנת מלאה. הם ענו שהצנצנת מלאה.

המרצה הוציא שקית עם אבנים קטנות יותר, שפך אותן לתוך הצנצנת והן מילאו את החללים שבין האבנים הגדולות יותר. בשלב הבא הוא הוציא שקית מלאה בחול ושפך אותו לתוך הצנצנת, והחול מילא את החללים שבין האבנים הגדולות והקטנות.

בשלב האחרון הוא לקח כד מים ומזג אותם לצנצנת עד שהיא היתה מלאה באמת.

אחד הסטודנטים הסיק מהניסוי שגם אם היומן נראה מלא, תמיד אפשר לדחוס אליו עוד מטלות.

המרצה תיקן אותן: המסקנה האמיתית מהניסוי היא שאם לא היה מכניס קודם כל לצנצנת את האבנים הגדולות, אלא מתחיל למלא את הצנצנת בחול ואבנים קטנות, לא היה נשאר מקום לאבנים הגדולות. במילים אחרות: במשימות הקשות צריך לטפל קודם. הן אלה שצריכות לקבל עדיפות.

הגישות האלה יכולות להיות שימושיות בהרבה מקרים, במיוחד כשעומדים מול אתגר גדול, מרתיע או מאתגר. הציוריות שלהן בהחלט מדרבנת לעשייה.

ממליצה להשתמש בהן כשצריך חיזוק למוטיבציה במקרים כאלה. מצד שני, הגישות האלה לא מספיק מפורטות, לא מספיק מקיפות. יש לנו המון משימות מהרבה מאוד סוגים במשך היום וזה דורש קווים מנחים יותר ספציפיים לגבי תיעדוף.

מה שחשוב ומה שדחוף

אחת השיטות הנפוצות ביותר לקביעת סדרי עדיפויות הומצאה על ידי הנשיא אייזנהאואר והופצה על ידי סטיבן קובי.

היא דורשת מאיתנו לשאול לגבי כל משימה שתי שאלות: האם זה חשוב והאם זה דחוף.

משתי השאלות האלה נוצרות ארבע קטגוריות של משימות.

חשוב ודחוף

דברים חשובים ודחופים הם לרוב מצבי חירום למיניהם שדורשים טיפול מיידי, כמו תקלה ברכב שצריך לתקן בדחיפות, או דברים שיש להם דדליין והוא מתקרב, כמו תשלום חשבונות.

בדברים האלה צריך לטפל מיד או כמה שיותר מהר. באופן טבעי, הם מקבלים עדיפות על פני משימות אחרות.

לורה ונדקרם מספרת בהרצאה שלה ב- TED על אישה עסוקה במיוחד, שהגיעה הביתה יום אחד וגילתה שהמרתף שלה הוצף. היא התחילה לטפל בבעיה מיד באותו ערב וגם בימים הבאים בעזרת אנשי מקצוע ותיעדה את הזמן שהטיפול לקח: שבע שעות במהלך שבוע. כלומר, שעה ביום.

אם היו שואלים אותה אם יש לה שעה פנויה ביום, סביר להניח שהיתה אומרת שלא, אבל בלית ברירה, היא מצאה שבע שעות בשבוע כדי לטפל במצב החירום של ההצפה בבית. כשיש צורך מהסוג הזה, אנחנו נאלצים לפנות זמן.

שימו לב שלא תמיד דברים חשובים ודחופים הם שליליים, יש גם כאלה חיוביים: יכול להגיע למשל מייל עם הזדמנות עסקית מוצלחת, שכדאי מאוד לעזוב הכל ולענות לו באותו רגע. קניית מתנה יום הולדת גם יכולה להיות משימה חשובה ודחופה, אם יום ההולדת חל מחר.

כדאי ככל האפשר לצמצם את העניינים הדחופים.

בהרבה מקרים הם קוטעים לנו את רצף העבודה ומוציאים אותנו מריכוז. על מצבי חירום פתאומיים אין לנו שליטה, אבל על דברים אחרים כן.

למשל, אם נגמר הדיו במדפסת, זה יכול ליצור משימה חשובה ודחופה שדורשת מאיתנו להפסיק לעבוד ולטפל בה באותו רגע. אפשר כמובן למנוע את זה אם נצטייד במספיק דיו מראש, או נכניס ליומן תאריכי קניה קבועים של דיו.

כנ"ל לגבי קביעת תור לרופא שיניים, אריזת מזוודה לקראת טיסה או כל דבר חשוב אחר שאפשר לצפות מראש ולעשות מספיק זמן מראש, ובכך ולמנוע ממנו מלהפוך לדחוף.

כל פרויקט גדול שיש לו דדליין יכול להפוך לחשוב ודחוף אם נדחה את העיסוק בו לרגע האחרון.

כדי למנוע את זה, רצוי לחלק את העבודה לקראת הדדליין בצורה סבירה, כך שלא נגיע למצבים של לילה לבן ומלחיץ.  לפרוס את המשימות לקראת הדדליין לאורך זמן היא הדרך העיקרית לצמצם את העניינים הדחופים. היא חוסכת הרבה סטרס והיא גם דרך יעילה להיאבר בדחיינות.

יש לפעמים נטיה לבזבז זמן על פרטים קטנים מתוך ניסיון לעשות עבודה "מושלמת", אם הפרויקט חשוב במיוחד.

אם תפסת את עצמך עושה את זה, חשוב להזכיר לעצמך תמיד שזה פרויקט דחוף ושהמטרה היא לסיים לפני הדדליין, ולעשות עבודה אופטימלית בנסיבות.

דחוף אבל לא חשוב

עניינים דחופים אבל לא חשובים הם ברוב המקרים דברים שחשובים לאנשים אחרים אבל לא לך, אבל צריך לתת להם מענה מיידי או מהיר.

גם הם קוטעים לעתים קרובות את רצף העבודה שלך, מוציאים מריכוז או משבשים לך את סדר היום.

יש שלל סוגי הפרעות כמו  טלפונים, הודעות סמס, וואטסאפ ומייל, שהם לא בהכרח חשובים, אבל הרבה פעמים דורשים מענה. יש מטלות אדמיניסטרטיביות למיניהן שצריכות להיעשות בדחיפות, גם אם הן לא מאוד חשובות לך לעומת משימות אחרות.

גם פה האינטרס שלך הוא לצמצם את העניינים הדחופים שמפריעים לנו, ומאחר שהם גם לא מספיק חשובים, כדאי מאוד לחפש דרכים להימנע מהם.

במקרים האלה צריך לשאול שאלות כמו:

• האם אפשר לדחות את שיחת הטלפון שלא באמת חשובה לך כרגע?
• האם אפשר לוותר על ההשתתפות שלך בפגישה אם לא באמת חיוני שתשתתפי בה?
• האם אפשר להעביר מטלות אדמיניסטרטיביות פשוטות לטיפול של מישהו אחר?

לא חשוב ולא דחוף

לקטגוריה של "לא חשוב ולא דחוף" נכנסות כצפוי כל הסחות הדעת למיניהן של רשתות חברתיות – פייסבוק, אינסטגרם, יוטיוב וכו', כמו גם טלויזיה, משחקים בטלפון, שופינג כשלא באמת צריך, או מטלות שאנחנו ממציאים לעצמנו כדי למרוח זמן (לסדר מחדש את הספרים על המדף…).

אלה הדברים שבהרבה מקרים אנחנו משתמשים בהם כדי לדחיין משימות חשובות יותר או דחופות יותר. אני ממליצה לתפוס את עצמך בעיצומה של הדחיינות כדי לנטרל אותה.

במקרים מסויימים, כדאי פשוט להשתמש בטיימר כדי לתחום את הזמן שמקדישים לדברים לא חשובים ולא דחופים.

הרעיון הוא לא להרגיש שמנעת מעצמך את ההנאה לגמרי מצד אחד, ומצד שני – להרגיש סיפוק מזה שהגבלת את בזבוז הזמן בצורה סבירה.

חשוב אבל לא דחוף

ציינתי מקודם שהאינטרס שלנו הוא לצמצם את העניינים הדחופים שעלולים להוציא אותנו מריכוז או לשבש לנו את מהלך היום. באופן אידיאלי, הדברים שהם לא דחופים אבל כן חשובים לנו הם אלה שבהם נשקיע את רוב הזמן שלנו.

לימודי העשרה, תחביבים, פיתוח רעיון לספר, עסק או קורס משלך – הם לא עניינים דחופים (אף אחד לא אומר לך מתי לעבוד על הפרויקט ומתי לסיים אותו), אבל הם חשובים מבחינת הגשמה עצמית. גם מערכות יחסים – משפחה, זוגיות, חברים – הם לא דברים שתחומים בדדליינים ברוב המקרים, אבל הם חשובים.

בעיה נפוצה במיוחד בין אנשים יצירתיים עם הרבה תחומי עניין היא שאצלם הקטגוריה הזאת של דברים חשובים ולא דחופים עולה על גדותיה.

הרבה אנשים שופעים רעיונות ולא יודעים להחליט מה לעשות קודם. אמנם אין שום סיבה להתמקד רק בדבר אחד בחיים, זה נורמלי ונפוץ להתעניין בהרבה תחומים, אבל צריך לעשות את זה בחוכמה.

אי אפשר לעשות הכל בבת אחר, וניהול זמן לקוי לגבי העניינים האלה צפוי לגרום להרבה מאוד לחצים ותסכולים מיותרים.

כשיש שפע של רעיונות לדברים שרוצים להגשים, שהם לא דחופים אבל חשובים, נדרשת עוד שכבה של קביעת סדרי עדיפויות בתוך הקטגוריה הזאת.

את זה נעשה בעזרת סדרה של שאלות שימקדו אותנו ויסננו החוצה את הפרויקטים שפחות מתאימים כרגע.

• מה הכי קל לביצוע ומהיר ליישום? מה הכי קרוב להשלמה? כדאי לתת עדיפות לפרויקטים שאפשר להשלים יותר מהר ויותר בקלות. זה מדרבן לעבוד יותר מאוחר על שאר הפרויקטים שאולי יהיו יותר מאתגרים. מטרות קשות מדי או לא ריאליסטיות רק יגרמו לך לצבור תסכולים ולא יקדמו אותך. לעומת זאת, הצלחה במטרה אחת מעלה את הביטחון העצמי ומובילה לעוד הצלחות בעוד תחומים בחיים.
• מה יקרב אותי למטרות שלי בחיים? כדי לענות על השאלה הזאת צריך לחשוב  על מה החזון שלך לגבי החיים שלך בתקופה הקרובה ולתת עדיפות לפרויקטים שיותר רלבנטיים לחזון הזה. אם מדובר בפרויקט עסקי, השאלה פה יכולה להיות לאיזה מהרעיונות שלך יש הכי הרבה פוטנציאל לרווח.
• איזה רעיון הכי מרגש אותך? זאת שאלה קריטית, כי רגש הוא מניע חזק לפעולה. פרויקט שמלהיב, שמעורר תקווה, שמהווה הגשמת חלומות, הוא כזה שיש יותר סיכוי להתמיד בו.

גמישות בקביעת סדרי עדיפויות

עד עכשיו דיברנו על נוסחאות, רשימות וגישה שיטתיות לקביעת סדרי עדיפויות.

השיטתיות עוזרת לעשות סדר, במיוחד כשיש הרבה משימות וגם הרבה הסחות דעת וצריך לתמרן ביניהן.

לצד השיטתיות, או אולי כחלק ממנה, צריך לשמור גם על גמישות.

מה שחשוב היום לא בהכרח יהיה חשוב בעוד חודשיים או שנה. כדאי מאוד להעריך מדי פעם אם הפרויקטים שהגדרתי כחשובים עדיין רלבנטיים. לפעמים כדאי לוותר על מה שכבר לא חשוב כדי לפנות זמן ומשאבים אחרים למה שבאמת חשוב כרגע.

הערכה תקופתית כזאת היא חיונית.

למשל: אם בשנה שעברה חשבתי שחשוב לי ללמוד איטלקית ואחרי כמה זמן הנסיבות השתנו (אולי הנסיעה שלי לאיטליה התבטלה) וזה פחות חשוב לי לעומת, למשל, עבודה על ספר חדש שאני רוצה לכתוב – צריך לעדכן את סדרי העדיפויות.

לפעמים פריטים שסיווגנו כ"לא חשוב ולא דחוף" יכולים מסיבה כלשהי להפוך לחשובים. יכול להיות שהחלטתי לפני חודש שלעשות מדיטציה זה לא באמת חשוב לי, והיום אני מעריכה שזה כן ייתן לי יתרונות חשובים.  

החלוקה הפשוטה לקטגוריות לפי השאלות "האם זה חשוב" ו"האם זה דחוף" מפשטת את התהליך של תיעדוף משימות ופרויקטים.

בעולם אידיאלי, נוכל להקדיש זמן רק למה שחשוב לנו, בלי דדליינים מעיקים, בלי מקרי חירום ובלת"מים מלחיצים ועם כמה שפחות מריחות זמן מיותרות.

גם אם לא נגיע לעולם האידיאלי הזה, אין שום צורך לקרוס תחת העומס ולהרגיש חוסר שליטה. קביעת סדרי עדיפויות היא מיומנות.

זה אחד המרכיבים החשובים בניהול זמן חכם ואחד המפתחות להתנהלות בתוך העומס שרובינו מתמודדים איתו ביום יום.

אין טעם ללמוד בלי ליישם, אז אם קראת עד פה, זה הזמן להחליט איך להוציא את הדברים האלה לפועל.