סדנת ניהול זמן לעבודה יעילה

 

הסדנה ניהול זמן לעבודה יעילה מיועדת לארגונים וקבוצות וכוללת שיטות עבודה חכמות לייעול  העבודה, להפחתת תחושת העומס, לעיצוב סדר יום שיטתי ולהתמודדות עם ריבוי משימות.

הדגש בסדנה הזו הוא על בנית מערכת של ניהול זמן וניהול משימות שתאפשר לעבוד בראש שקט. ככל שההתנהלות יותר נינוחה, מתוך ביטחון במערכת ניהול הזמן שבנינו וידיעה שכל מה שצריך טיפול מקבל טיפול – כך הפרודוקטיביות תעלה.

למה לנהל את הזמן?

המטרה בניהול זמן היא יעילות, פרודוקטיביות, תפוקה ותוצרים, אבל כשמדברים על ניהול זמן צריך לזכור שלא פחות מזה חשובה ההרגשה של התנהלות בפחות לחץ, בראש שקט ומרוכז ותחושה של שלווה פנימית וידיעה שכל המשימות והפרויקטים נמצאים תחת שליטה.

ניהול זמן לקוי צפוי לגרום ללחץ, שחיקה ועייפות, ואלה פוגעים לא רק בעבודה אלא גם בחיים האישיים. מערכת נכונה של ניהול זמן משפיעה על ההצלחה בכל המישורים – גם המקצועי וגם האישי, כי שקט נפשי מול העומס של העידן שלנו הוא נכס בכל תחום בחיים.

הנושאים שנדבר עליהם בסדנת ניהול זמן לעבודה יעילה:

 

  • עקרונות לניהול זמן יעיל
  • ארגון חכם של פרויקטים ומשימות
  • מי מבזבז לנו את הזמן?
  • איך להתרכז במשימה?
  • איך להתמודד עם דחיינות?
  • איך בונים סדר יום חכם עם תעדוף משימות פשוט
  • איך למנוע מראש היווצרות של עומס מיותר

 

להזמנת סדנת ניהול זמן לעבודה יעילה – צרו קשר

 

מי מבזבז לנו את הזמן?

תחושת העומס התמידית והרגשה של חוסר שליטה מול עומס שהולך ומצטבר היא הרגשה נפוצה בימינו. היא יוצרת תסכול, רגשות אשמה ולחץ לא מציאותי. מדובר לא רק על עומס של מטלות ומשימות, אלא גם של הסחות דעת, ש"גונבות" לנו זמן שאחרת היה מופנה לעבודה פרודוקטיבית.

זה כמובן העידן שאנחנו חיים בו – עידן של עומס מידע, גירויים, הסחות דעת ופיתויים משלל המכשירים שסביבנו בכל רגע נתון, ההודעות, הצלצולים וכמובן האנשים שמצפים שנהיה זמינים תמיד ומיד.

מה המחיר של כל הסחות הדעת האלו? חוקרים מאוניברסטית קליפורניה מצאו שעובד במשרד סובל מהפרעות והסחות דעת כל שלוש דקות וחמש שניות בממוצע, וכדי לחזור לריכוז במשימה שהופרעה, דרושות לו כמעט 25 דקות! האמת היא שלא צריך מחקרים בשביל לזהות בעצמנו כמה שעות מהיום מתבזבזות בגלל הפרעות והסחות דעת למיניהן. מעבר לדקות עצמן שנגזלות, המחיר מתבטא גם ביותר לחץ שנובע מהקפיצות מדבר אחד לשני, באיבוד הריכוז שקשה לחדש אותו ולפעמים גם בטעויות בביצוע המשימה שקורות בגלל הסחות הדעת הבלתי נגמרות.

שיטת ניהול זמן אפקטיבית צריכה להתמודד גם עם עומס המטלות וגם עם עומס הגירויים והסחות הדעת, כדי להביא אותנו למצב של ראש שקט ונקי מלחצים. ראש שקט הוא המצב האופטימלי שבו אפשר להתרכז בעבודה, להיות פרודוקטיביים, לא להתפתות לכל הסחת דעת חולפת וגם לא לדאוג יותר מדי לגבי עומס המטלות המצטבר – כי גם דאגה כזאת היא הסחת דעת בפני עצמה. במצב האופטימלי הזה אפשר להיות נוכחים ומרוכזים לגמרי במשימה שלפנינו.

ריכוז במשימה

היכולת להתרכז, להתמקד ולהתקדם היא אחד המפתחות לניהול זמן אפקטיבי.

כשאין שיטה מסודרת ומוטמעת של ניהול זמן, הנטיה היא בדרך כלל להתפזר, לשכוח או להזניח משימות קטנות (או גדולות) בגלל חוסר ריכוז, לקפוץ מדבר לדבר בלי להספיק לסיים דברים עד הסוף. אין טעם בעבודה על הרבה דברים בו זמנית, אם העבודה עצמה לא נעשית בצורה הטובה ביותר.

היכולת לסיים משימה עד סופה בפרק זמן קצוב, בלי לענות לטלפונים או לבדוק מה חדש בפייסבוק בזמן הזה, היא מיומנות שאולי הולכת לאיבוד בעידן שלנו, אבל אפשר להתרגל אליה מחדש.

עבודה על הרבה משימות במקביל

עבודה על הרבה משימות ופרויקטים במקביל דורשת יכולות סדר וארגון שרובינו מתקשים ליישם. ריבוי פרויקטים, בדומה לריבוי הסחות הדעת שסביבנו, גורם מאוד מהר ליציאה מריכוז. קשה לעקוב אחרי משימות בכל פרויקט, להיזכר איפה עזבנו אותו בפעם הקודמת שעבדנו עליו ומאיפה צריך להמשיך, מי צריך להחזיר לנו תשובה ובקשר למה, ועל מה בעצם צריך לעבוד עכשיו? לפעמים אנחנו מוצפים באינסוף פרטים קטנים שיוצרים עומס, ובאופן בלתי נמנע, אם לא נדע איך להתמודד עם ריבוי פרויקטים ומשימות, יהיו כאלה שייפלו בין הכיסאות, שנשכח או נזניח או פשוט לעולם לא יתבצעו. שיטה טובה של ניהול זמן עונה על הצורך לדעת איך להיות בשליטה ובמעקב אחרי כל אחד מהפרויקטים, כדי שנוכל להיות רגועים ולדעת שדברים לא יתפספסו.

דחיינות

משימות מעיקות, משעממות  או מאתגרות במיוחד הן לרוב הגורם הקלאסי לדחיינות. דחיינות מתבטאת במריחת זמן וגורמת לאיבוד שליטה בזמן שלנו, גם בחיים המקצועיים וגם בחיים האישים. בטווח הארוך היא גורמת לנו לנקיפות מצפון ולהרגשה של חוסר אונים מול שלל הפיתויים שסביבנו. בינתיים, משימות נערמות, משימות חשובות נדחות ולפעמים נזנחות ונשכחות והזמן שהלך לאיבוד כבר לא יחזור… למרות שדחיינות היא הרגל שרבים סובלים ממנו, אפשר להיגמל ממנה עם מחויבות ותרגול שיטתי. לדחיינות יש הרבה פנים, והחכמה היא לזהות אותה בזמן שהיא קורית ולהשתמש בטקטיקות מתאימות כדי למנוע אותה.

הרגלי עבודה, סדר יום, סדרי עדיפויות

בנית סדר יום היא פעולה הרבה יותר פשוטה ממה שנדמה. כשיודעים מה נכנס ליומן ומה נכנס לרשימת המשימות, וגם איזה סוגים של רשימות צריך לנהל כדי להיות בשליטה בעניינים – סדר היום האפקטיבי כבר מעצב את עצמו. נשאר רק ללמוד איך להיות במעקב אחרי משימות שונות בפרויקטים שונים ואיך להחליט מה הזמן הטוב ביותר לעשות כל משימה. כל אלה ביחד יוצרים מערכת שלמה של ניהול זמן וניהול משימות שמבוססת על הרגלי עבודה נכונים, כשאלה מונעים לא רק בזבוז זמן במהלך היום, אלא גם היווצרות של עומס מיותר בעתיד.

 

סדנת ניהול זמן לעבודה יעילה מותאמת במיוחד לצרכים של ארגונים וקבוצות, עם דגש על התייעלות ועל הפחתת לחצים. את כל מה שנלמד בה אפשר ליישם גם לחיים האישיים. הסדנה מלווה במצגת בהירה וסיכום מסודר של החומר.

לפרטים נוספים ולהזמנת הסדנה, שלחו לי מייל: tal.zehazman@gmail.com או צרו קשר בטופס:

שם

אימייל : (חובה)

טלפון

הודעה

שתפו